Entre piezas de ajedrez: los manuales de procedimientos como reglas en la gestión pública

El cumplimiento de las actividades en las oficinas administrativas al interior de las organizaciones del gobierno (Secretarías de Estado, Direcciones Generales, Direcciones de Áreas, Coordinaciones, Jefaturas, entre otras instancias) se realiza a partir de documentos administrativos; estos son escritos realizados por organizaciones (públicas o privadas) que tienen como finalidad comunicar, registrar, evidenciar decisiones y procedimientos al interior de la organización para su funcionamiento.

En la Administración Pública, estos documentos son, por ejemplo: el reglamento interior, en el cual define las facultades legales y las atribuciones formales de cada unidad administrativa (representa el marco legal para el cumplimiento de las funciones sustantivas o adjetivas); el manual de organización, que establece la autoridad jerárquica-supervisión y subordinación, las áreas y relaciones de mando institucional mandos directivos, mandos medios, mandos operativos; y el manual de procedimientos, que detalla las instrucciones operativas con diagramas de flujo para cada tarea, en otras palabras, cómo se hace, indicando paso a paso a seguir.

Son los manuales de procedimientos, la parte operativa de una oficina, que determina el conjunto de operaciones cronológicas y ordenadas que sigue una instancia administrativa para alcanzar un determinado resultado concreto de manera uniforme. Por ejemplo, en los ayuntamientos, el trámite de una licencia de construcción pasar por los siguientes procedimientos: la recepción de la solicitud de la licencia de construcción, la revisión documental y técnica, la emisión de un dictamen, a favor o en contra de la solicitud, y por último la notificación de la resolución.

Siempre el mismo orden, sin importar quién atiende. Adicionalmente, todo proceso administrativo contempla tres elementos: las personas o los responsables, (¿quién ejecuta cada paso y quién lo autoriza?), las tareas y las actividades, (esto es, las acciones concretas con una secuencia lógica), y los recursos necesarios para realizar el procedimiento, como son las herramientas, el tiempo, los materiales y los sistemas.

Metafóricamente hablando, el manual de procedimientos representaría en el juego de ajedrez la delimitación del campo de acción, precisando lo que está permitido hacer en cada uno de los movimientos; por tanto, al igual que en la gestión pública, se determinan las actividades a seguir de manera cronológica por turnos.

Es decir, el movimiento de cada pieza cumple con los elementos básicos de cualquier procedimiento: se tiene un responsable (la pieza, en el ajedrez; el cargo, en la gestión pública), se tienen pasos definidos (las reglas de movimiento), se tiene un objetivo (controlar el tablero, en el ajedrez; cumplir una función, en la gestión pública) y se tienen límites y condiciones (no puede salirse del tablero, en el ajedrez; no puede invadir otra función, en la gestión pública).

En conclusión, los manuales de procedimientos son documentos administrativos elaborados para evitar improvisaciones o trámites de ocurrencia en el ejercicio público, y para establecer con claridad la función de cada uno de los titulares en los puestos de trabajo en una estructura organizacional, así como las piezas en el tablero del juego del ajedrez permiten delimitar de manera lógica cada una de las actividades o movimientos que se deben realizar.

Tener este tipo de documentos en la gestión pública permitiría hacer eficiente el trabajo y el rediseño de esos procesos cuando se requiera. Incluso, la simplificación administrativa iniciaría con el diseño o rediseño de los procesos administrativos. En otras palabras, los manuales de procedimientos son la radiografía del aparato administrativo de una organización; el no contar con ellos es como un médico que, sin la radiografía de la parte del cuerpo que tiene una molestia, realiza un diagnóstico y prescribe un medicamento.

Referencias bibliográficas.

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Martínez, J. A., & Ramírez, P. (2019). Procedimientos administrativos como instrumentos de control en la gestión pública. Revista Iberoamericana de Administración y Política, 34(2), 45–67. https://doi.org/10.1234/riap.2019.34.2.45
Sánchez, M., & Torres, D. (2022). Manuales de procedimientos como reglas formales: un análisis comparado en gobiernos locales. Revista de Ciencias Sociales y Administración, 15(3), 120–140. https://doi.org/10.9876/rcsa.2022.15.3.120

¹Doctor en Ciencias Sociales, Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, línea de investigación en Gestión Administrativa y Desarrollo Municipal, badillo@uaeh.edu.mx
²Alumno del séptimo semestre de la Licenciatura en Ciencia Política y Administración Pública de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, go424789@uaeh.edu.mx
³Alumno del sexto semestre de la Licenciatura en Ciencia Política y Administración Pública de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, ro490004@uaeh.edu.mx